FRAUDA / ESCROCHERIA
-furtul greu sesizabil pentru care butonul de panică este ineficient
–partea I – FRAUDA INTERNĂ
Frauda internă
– provocată de administraţia sau angajaţii firmei prin:
- furtul de numerar sau din cont;
- furtul de la ceilalţi angajaţi;
- neîncasarea de la prieteni, membri de familie sau complici a contravalorii produselor/serviciilor firmei;
- acceptarea de la complici a cecurilor fără acoperire;
- neemiterea bonurilor/chitanţelor pentru bunuri/servicii;
- acceptarea furturilor făcute către prieteni şi complici;
- recepţia/livrarea intenţionată cu lipsuri.
Uneori, angajatul este tentat, mai mult sau mai puţin, sa producă fraudă, dacă:
- crede că nu este o infracţiune, deoarece:
- observă că nu este verificat;
- observă că şi alţii fac la fel;
- consideră că prin asta nu face rău nimănui.
- o consideră ca o justificare pentru că:
- este amânat de la promovare;
- nu este remunerat corespunzător muncii prestate;
- este tratat nedrept în comparaţie cu colegii săi;
- asupra lui au fost luate măsuri disciplinare;
- are resentimente la lipsa de apreciere a muncii sale.
Care sunt riscurile?
- furt, reducerea sau epuizarea stocului de marfă/produse sau valori;
- pierderi de numerar sau titluri de valoare;
- pierderi de capital sau informaţii cu efect asupra capitalului;
- afectarea imaginii firmei.
Care pot fi sursele?
Prin angajaţii care:
- rămân peste program;
- revin la serviciu în afara programului;
- sunt nejustificat de curioşi privind politicile şi sistemul de plăţi ale firmei;
- renunţă nejustificat la concediul de odihnă sau de boală;
- pierd timp nejustificat la baie, în afara sediului firmei sau în alte locuri;
- refuză/evită asistenţa sau ajutorul altor colegi;
- demisionează sau cer transferul pe neaşteptate;
- au foarte multe lacune în activitate;
- au un număr mic de tranzacţii, faţă de media la nivelul firmei.
De asemenea, observaţi dacă registrele sunt mai mereu ascunse vederii, sunt bunuri nelivrate sau suntfăcute plăţi consecutive din acelaşi card/cont.
Cum putem controla și reduce?
- –Elaborarea unor politici ale firmei, clare, care să reglementeze:
- servirea şi procesarea tranzacţiilor pentru familia şi prietenii administratorului firmei;
- achiziţiile/tranzacţiile personale;
- utilizarea echipamentelor tehnice personale, cum ar fi telefon mobil, laptop, cameră video etc;
- formarea şi pregătirea personalului;
- aprobarea părăsirii sediului, în timpul programului.
- –Elaborarea unor politici ale firmei, clare, care să reglementeze:
- -Elaborarea unei proceduri clare privind tranzacţiile, care să includă prevederi privind:
- fondul de casă;
- limita plăţilor efectuate cu numerar;
- inventarierea zilnică a numerarului (de către două persoane, dacă este posibil);
- dreptul de semnătură a cecurilor emise (două persoane);
- verificarea recepţiilor şi a tranzacţiilor;
- limitarea accesului personalului în zonele în care se gestionează valori sau informaţii;
- păstrarea sub supraveghere a registrelor care conţin date şi informaţii confidenţiale;
- separarea activităţilor de achiziţie, recepţie şi plată.
- -Elaborarea unei proceduri clare privind tranzacţiile, care să includă prevederi privind:
- –Supravegherea permanentă şi atentă a personalului, prin persoană desemnată care va:
- monitoriza permanent a delegaţiile/deplasările;
- supraveghea respectarea de către angajaţi a procedurilor şi politicilor firmei;
- cerceta cauzele care au dus la lipsurile constatate cu ocazia verificărilor;
- cerceta tranzacţiile suspecte.
- –Supravegherea permanentă şi atentă a personalului, prin persoană desemnată care va:
- –Analiza şi verificarea periodică a registrelor de evidenţă a bunurilor şi a tranzacţiilor firmei, dacă:
- se înregistrează toate tranzacţiile;
- stocul scriptic corespunde cu stocul faptic;
- este ţinută evidenţa uneltelor, echipamentelor şi a valorilor;
- întotdeauna, când este posibil, se inscripţionează pe bunuri numărul de evidenţă din registru.
- –Analiza şi verificarea periodică a registrelor de evidenţă a bunurilor şi a tranzacţiilor firmei, dacă:
- –Elaborarea unor proceduri stricte de audit, prin care sa se urmărească:
- verificarea periodică a corespondenţei soldurilor conturilor bancare cu soldurile din registre;
- achitarea totală a indemnizaţiilor şi a cererilor de plată pentru a evita plata dublă;
- efectuarea regulată a verificărilor IT;
- efectuarea auditurilor regulate şi aleatorie a tuturor elementelor/proceselor;
- verificarea aleatorie a salariilor şi indemnizaţiilor pentru evitarea de plăţi excedentare.
- –Elaborarea unor proceduri stricte de audit, prin care sa se urmărească:
- –Păstrarea securităţii informaţiilor, prin:
- limitarea accesului la informaţiile confidenţiale;
- obligarea angajaţilor să poarte ecusoanele de identificare;
- schimbarea periodică a parolelor de la sistemele informatice şi cele de alarmă;
- cercetarea amănunţită a incidentelor de securitate;
- restricţionarea imediată a accesului angajaţilor care se transferă sau pleacă din firmă.
- –Păstrarea securităţii informaţiilor, prin:
- –Elaborarea unor proceduri stricte de management al resurselor umane, prin care să se urmărească:
- angajarea în urma unui interviu şi a unei perioade de probă;
- implementarea unui sistem echitabil de salarizare;
- consemnarea în fişa postului a obligaţiilor aferente acestuia;
- asigurarea unei pregătiri şi educări adecvate postului;
- informarea angajaţilor privind politicile, procedurile şi regulile firmei, precum şi consecinţele nerespectării acestora.