FRAUDA / ESCROCHERIA

-furtul greu sesizabil pentru care butonul de panică este ineficient

–partea I – FRAUDA INTERNĂ

Ghid analiza de risc.

Frauda internă

– provocată de administraţia sau angajaţii firmei prin:

  • furtul de numerar sau din cont;
  • furtul de la ceilalţi angajaţi;
  • neîncasarea de la prieteni, membri de familie sau complici a contravalorii produselor/serviciilor firmei;
  • acceptarea de la complici a cecurilor fără acoperire;
  • neemiterea bonurilor/chitanţelor pentru bunuri/servicii;
  • acceptarea furturilor făcute către prieteni şi complici;
  • recepţia/livrarea intenţionată cu lipsuri.

Uneori, angajatul este tentat, mai mult sau mai puţin, sa producă fraudă, dacă:

  • crede că nu este o infracţiune, deoarece:
    • observă că nu este verificat;
    • observă că şi alţii fac la fel;
    • consideră că prin asta nu face rău nimănui.
  • o consideră ca o justificare pentru că:
    • este amânat de la promovare;
    • nu este remunerat corespunzător muncii prestate;
    • este tratat nedrept în comparaţie cu colegii săi;
    • asupra lui au fost luate măsuri disciplinare;
    • are resentimente la lipsa de apreciere a muncii sale.

Care sunt riscurile?

  • furt, reducerea sau epuizarea stocului de marfă/produse sau valori;
  • pierderi de numerar sau titluri de valoare;
  • pierderi de capital sau informaţii cu efect asupra capitalului;
  • afectarea imaginii firmei.

Care pot fi sursele?

Prin angajaţii care:

  • rămân peste program;
  • revin la serviciu în afara programului;
  • sunt nejustificat de curioşi privind politicile şi sistemul de plăţi ale firmei;
  • renunţă nejustificat la concediul de odihnă sau de boală;
  • pierd timp nejustificat la baie, în afara sediului firmei sau în alte locuri;
  • refuză/evită asistenţa sau ajutorul altor colegi;
  • demisionează sau cer transferul pe neaşteptate;
  • au foarte multe lacune în activitate;
  • au un număr mic de tranzacţii, faţă de media la nivelul firmei.

De asemenea, observaţi dacă registrele sunt mai mereu ascunse vederii, sunt bunuri nelivrate sau suntfăcute plăţi consecutive din acelaşi card/cont.

Cum putem controla și reduce?

  • Elaborarea unor politici ale firmei, clare, care să reglementeze:
    • servirea şi procesarea tranzacţiilor pentru familia şi prietenii administratorului firmei;
    • achiziţiile/tranzacţiile personale;
    • utilizarea echipamentelor tehnice personale, cum ar fi telefon mobil, laptop, cameră video etc;
    • formarea şi pregătirea personalului;
    • aprobarea părăsirii sediului, în timpul programului.
  • -Elaborarea unei proceduri clare privind tranzacţiile, care să includă prevederi privind:
    • fondul de casă;
    • limita plăţilor efectuate cu numerar;
    • inventarierea zilnică a numerarului (de către două persoane, dacă este posibil);
    • dreptul de semnătură a cecurilor emise (două persoane);
    • verificarea recepţiilor şi a tranzacţiilor;
    • limitarea accesului personalului în zonele în care se gestionează valori sau informaţii;
    • păstrarea sub supraveghere a registrelor care conţin date şi informaţii confidenţiale;
    • separarea activităţilor de achiziţie, recepţie şi plată.
  • Supravegherea permanentă şi atentă a personalului, prin persoană desemnată care va:
    • monitoriza permanent a delegaţiile/deplasările;
    • supraveghea respectarea de către angajaţi a procedurilor şi politicilor firmei;
    • cerceta cauzele care au dus la lipsurile constatate cu ocazia verificărilor;
    • cerceta tranzacţiile suspecte.
  • Analiza şi verificarea periodică a registrelor de evidenţă a bunurilor şi a tranzacţiilor firmei, dacă:
    • se înregistrează toate tranzacţiile;
    • stocul scriptic corespunde cu stocul faptic;
    • este ţinută evidenţa uneltelor, echipamentelor şi a valorilor;
    • întotdeauna, când este posibil, se inscripţionează pe bunuri numărul de evidenţă din registru.
  • Elaborarea unor proceduri stricte de audit, prin care sa se urmărească:
    • verificarea periodică a corespondenţei soldurilor conturilor bancare cu soldurile din registre;
    • achitarea totală a indemnizaţiilor şi a cererilor de plată pentru a evita plata dublă;
    • efectuarea regulată a verificărilor IT;
    • efectuarea auditurilor regulate şi aleatorie a tuturor elementelor/proceselor;
    • verificarea aleatorie a salariilor şi indemnizaţiilor pentru evitarea de plăţi excedentare.
  • Păstrarea securităţii informaţiilor, prin:
    • limitarea accesului la informaţiile confidenţiale;
    • obligarea angajaţilor să poarte ecusoanele de identificare;
    • schimbarea periodică a parolelor de la sistemele informatice şi cele de alarmă;
    • cercetarea amănunţită a incidentelor de securitate;
    • restricţionarea imediată a accesului angajaţilor care se transferă sau pleacă din firmă.
  • Elaborarea unor proceduri stricte de management al resurselor umane, prin care să se urmărească:
    • angajarea în urma unui interviu şi a unei perioade de probă;
    • implementarea unui sistem echitabil de salarizare;
    • consemnarea în fişa postului a obligaţiilor aferente acestuia;
    • asigurarea unei pregătiri şi educări adecvate postului;
    • informarea angajaţilor privind politicile, procedurile şi regulile firmei, precum şi consecinţele nerespectării acestora.